What the perfect Key Communication Strategies in the Workplace !!

اهم أساليب الحديث في العمل و طريقة التحدث والتفاعل مع الآخرين تُظهر شخصيتك وتلعب دورًا حاسمًا في كيفية تقييم الناس لك، سواء في مجال العمل أو في حياتك الشخصية. فالتواصل الفعّال واللباقة في الكلام هما العنصرين الأساسيين للتفاعل الإنساني، وليسا مجرد أدوات للتحدث بدون جدوى.

باستخدام كلماتك بحذر وبلباقة، يمكنك جني العديد من الثمار. فطريقة حديثك ليست مجرد وسيلة للتواصل، بل هي أساس جاذبيتك وقدرتك على الإقناع. اللباقة في الحديث هي فن، وهنا بعض القواعد المهمة:

1. انتبه إلى رخامة نبرة صوتك؛ فهي تساعد في تأكيد موضوع حديثك.
2. تجنب العصبية في لقاءاتك الأولى مع الآخرين، حيث يمكنك كسب ثقة الآخرين برؤيتهم لك بشكل إيجابي.
3. تجنب استخدام المصطلحات العامية والمتخصصة قدر الإمكان؛ حيث يمكن أن يشجع هذا الموقف المستمع على الانصراف.
4. احرص على عدم التكلم بشكل زائد أو مفرط؛ حيث يفضل الابتعاد عن الإفراط في الكلام والالتزام بالمواضيع الأساسية.
5. كن مستعدًا للاستماع بانتباه واهتمام، فالاستماع الجيد يعزز فعالية التواصل.

باعتبار الحديث بلباقة فنًا، يمكن أن تسهم هذه النصائح في بناء جسور التواصل الإيجابي مع الآخرين.

 

هذه بعض القواعد التي تساعد على إقامة حديث جيد مع الآخرين:

1. التركيز على المحادثة: انظر جيداً إلى وجه المتحدث وتجنب الانشغال بأمور أخرى. حديثك يجب أن يكون بصوت معتدل لتجنب الإزعاج وضبط نبرة الصوت.
2. نظرة العيون: تجنب النظر إلى أسفل، حيث يُفترض أن يكون ذلك علامة على الكذب. النظر لأعلى يمكن أن يظهر عدم اليقين. يُفضل النظر المباشر لبناء الثقة.
3. سرعة الكلام: تحكم في سرعة كلامك لتجنب الإزعاج أو الشعور بالملل. استمع بعناية ولا تقاطع الآخرين.
4. التحكم في المعلومات الشخصية: لا تشارك الألم الشخصي خلال الحديث. تعامل مع آلامك بشكل خاص وخارج الحوار.
5. تبادل الحديث: لا تحتكر الحديث، امنح الآخرين الفرصة للتعبير عن آرائهم.
6. تجنب التعالي: لا تظهر التعالي أو الاستعراض في معرض عمل أو في محادثات فريق العمل.
7. تجنب السخرية: تجنب استخدام السخرية أو الازدراء، خاصةً في المواقف الرسمية.
8. التعبير عن الرأي بلباقة: قدم رأيك بلباقة دون إهانة الآخرين.
9. استخدام كلمات إيجابية: حاول استخدام كلمات إيجابية تجذب انتباه المستمع، مثل الفائدة، الضمان، النتائج، وغيرها.
10. تجنب اللغة الصعبة: تجنب استخدام مصطلحات صعبة أو كلمات أجنبية بدون داعٍ، واستخدم كلمات بسيطة وفعّالة.

صفات المتحدث الجيد:

1. يعرف متى يتحدث ومتى يتوقف.
2. يتحدث عن أشياء تهم الآخرين.
3. يستخدم اللغة اليومية السهلة.
4. يتحدث دون تفاخر.
5. يحافظ على التواصل مع المستمعين.

 

عناصر التشتيت التي يجب تجنبها:

1. اللعب بأزرار القميص.
2. اللعب بالعملات في الجيب.
3. إبعاد الشعر عن الوجه.
4. خلع النظارة أو ارتداؤها.
5. تحريك القدمين واحتكاكها بالأرض.
6. اللعب بالأوراق التي توجد أمامك.

صفات للحديث الشيق:

1. استخدام التفاصيل الهامة بدلاً من التعميمات.
2. الاستشهاد برأي الخبراء بدون تكلفة لإضافة مصداقية.
3. استخدام الحكايات والنوادر لجذب اهتمام المستمعين وتضفي الجانب الإنساني على الحديث.

 

في حال حدوث أي من النقاط التالية خلال حديثك:

1. التعبير غير الواضح أو الدقيق عن الأفكار.
2. إنهاء الحوار من حيث بدأ.
3. تكرار المقاطعات أثناء الحوار.
4. ظهور مشاعر الضيق وعدم الارتياح لدى طرفي الحوار.
5. غياب الاهتمام والتركيز لدى المتحاورين.
6. إخفاء الحقائق وعدم التعبير بصدق عما في النفوس.
7. سيطرة الخمول واللامبالاة على الجميع.

يجب عليك:

1. مراجعة أسلوبك في الحديث.
2. فحص مكامن الخطأ في أسلوب التحدث.
3. التأكد من وضوح ودقة التعبير.
4. الابتعاد عن إنهاء الحوار بشكل مفاجئ.
5. تحسين التركيز ومظهر الاهتمام.
6. التفادي من تكرار المقاطعات.
7. التعبير بصدق عن المشاعر والرأي.

أصول حديث العمل لتحقيق التميز المهني:

1. عند الحضور، قدم تحية الصباح بابتسامة رقيقة وغير متكلفة، وتجنب السلام باليد.
2. تجنب الكذب لتبرير التأخير أو الغياب، فالشفافية تسهم في بناء سمعتك المهنية.
3. عند انضمام موظف جديد، اهتم بالتعارف والترحيب لتخفيف الشعور بالعزلة وتعزيز جو المكتب.
4. احترس من إجراء محادثات شخصية في التليفون، واحتفظ به للأمور الضرورية.
5. تجنب التعليقات بصوت عالٍ في مكان العمل للحفاظ على الاحترافية.
6. لا تفرط في الحديث عن حياتك الشخصية مع زملاء العمل.
7. التواضع في الحديث يعكس صورة جميلة، فتجنب التفاخر ودع آخرين يكتشفون إنجازاتك بأنفسهم.

 

موضوعات غير لائقة للمحادثة في محيط العمل:

تجدر الحذر من مناقشة بعض الموضوعات في مكان العمل للحفاظ على الأجواء الاحترافية وتجنب الإحراج، وهذه بعضها:

1. الحديث عن أمور صحية حساسة: تجنب مناقشة عمليات جراحية أو حوادث مؤلمة، حيث يمكن أن تكون هذه المواضيع محزنة أو محرجة للبعض.
2. الجدل السياسي: يمكن أن يثير النقاش حول القضايا السياسية توترًا غير ضروري، لذا يُفضل تجنبه في الأوساط المهنية.
3. الشكاوى المستمرة حول الأسعار: يجب تجنب الثرثرة المستمرة حول أسعار السلع والخدمات للحفاظ على جو إيجابي.
4. نشر الإشاعات والنميمة: تجنب نشر الأخبار غير المؤكدة حول زملاء العمل، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى إحداث توتر غير مبرر.
5. مناقشة الموت والمرض بشكل دائم: تلك المواضيع قد تكون محط إحباط وتأليم للآخرين، لذا يُفضل تجنبها للحفاظ على روح إيجابية في البيئة العملية.

 

الاستماع الفعّال: فن لا غنى عنه

يُعتبر الاستماع الجيد إحدى صفات الأشخاص المتحضرين، ويُظهر عمق التفكير والاحترام المتبادل بين الأفراد. الاستماع لا يخدم فقط إحدى الأطراف في الحديث، بل يكون له فائدة على حد سواء للمستمع والمتحدث. ولا يعني الاستماع أن يكون الشخص مجرد حاضرًا بلا تفاعل، بل يعتبر فنًا بذاته يتطلب بعض الأسس لضمان إقامة حوار فعّال بين الأفراد.

كيفية تنمية مهارات الاستماع:

• تحفظ عن الكلام واتجه نحو الاستماع: اترك الفرصة للآخرين ليتحدثوا، وحافظ على الهدوء والاستماع الفعّال.
• جعل المتحدث يشعر بالارتياح: قدّم إشارات إيجابية مثل التعبير بوجهك والإشارة برأسك، ليشعر المتحدث بأنه مرحب بحديثه.
• الإظهار بالاهتمام العميق: عبر عن اهتمامك بشكل واضح، حتى يدرك الآخرون أنك ترغب في فهمهم.
• تخلص من المشتتات: ابتعد عن أي شيء يمكن أن يشتت انتباهك، مما يساعدك في التركيز على الحديث.
• تحلي بالصبر: كن صبورًا، ولا تظهر علامات الضيق، بل حاول فهم واحترام وجهات نظر الآخرين.
• تجنب المقاطعات واسأل أسئلة في النهاية: انتظر حتى ينهي المتحدث حديثه قبل أن تتحدث، واطرح أسئلة توضح أو تعزز الحديث بعد الانتهاء.

أن تكون منصتًا جيدًا لا يعني الاقتصار على الاستماع بأذنيك فقط، بل يشمل أيضًا التركيز بعينيك! هذا ليس مجرد مزاح، بل قد أثبتت دراسات متعددة أن التركيز الذي يتم عبر المنصتين يزيد من تركيز الطرف الأول وراحة الطرف الثاني في الحديث.

 

التعبيرات والحركات التي يقوم بها الفرد تلعب دورًا هامًا في نقل رسائل بدون الحاجة إلى الكلمات. فعندما نستخدم لغة الجسم بشكل صحيح، يمكننا أن نكون أكثر إقناعًا وفعالية في التواصل. يشير خبراء الاتيكيت إلى أن نسبة الصورة الجسدية في التأثير الإيجابي خلال الحوارات الودية تصل إلى 55%. لذا، يُظهر هذا الأمر أهمية التفاعل بشكل صحيح مع حركات الجسم والتي يمكن أن تخلق تأثيرًا إيجابيًا بغض النظر عن الكلمات المنطوقة.

 

وبما ان  وتلعب دورًا هامًا في التواصل. فإليك بعض القواعد التي تساعد في فهم لغة الجسم وتحسين التواصل:

1. تجنب التحديق في الأظافر وتحريكها بقلق: هذه العادة تعكس التوتر وعدم الاهتمام بالحديث.
2. احرص على الابتسامة: الابتسامة تعبر عن إيجابية الشخص وتساهم في بناء علاقات جيدة.
3. تجنب النقر بشكل إيقاعي على المائدة: يمكن أن يكون هذا مزعجًا للآخرين.
4. احرص على نظرة مباشرة إلى الآخرين: تعزز الاتصال وتظهر الاهتمام.
5. تحكم في مدى قربك من الآخرين: فالوقوف بشكل ملتصق قد يكون غير مريح.
6. احرص على رسم ابتسامة على وجهك: تعزز الإيجابية وتجعلك أكثر جاذبية.
7. تجنب مصافحة مغلولة: مصافحة بحزم ودون مبالغة تعبر عن احترام لاعتماد الطرف الآخر.
8. انظر إلى الناس في وجوههم مباشرة: يعزز التواصل والاحترام.
9. اهتم بجلستك: تعبر جلستك عن احترامك للآخرين وتعبّر عن ثقتك في نفسك.
10. تجنب الجلوس مسترخيًا: الجلوس بشكل مناسب يظهر احترامك واهتمامك.

 

لتظهر كشخص ذي عقل متفتح ولتنقل الإيجابية والاستقبال، يمكنك اتباع هذه النصائح العملية:

1. ابتسامة دافئة: تعكس الابتسامة الود والرحب، وتجعل الآخرين يشعرون بالراحة والترحيب.
2. ذراعان منبسطان: حافظ على اتساع ذراعيك، مما يعكس الانفتاح والاستعداد للتواصل.
3. اعتدال الساقين أثناء الجلوس: قم بتوسيع ساقيك بشكل معتدل لتظهر راحة واستقرار.
4. النظر إلى الشخص نظرة مباشرة: تأكيد الاتصال البصري يعزز الثقة ويظهر اهتمامك الحقيقي.
5. انبساط راحتي اليد: لا تتردد في استرخاء يدك على الطاولة أو السطح عندما تكون ذلك مناسبًا، فهو يعكس الاسترخاء.

تذكر أن هذه اللمسات الصغيرة يمكن أن تلعب دورًا كبيرًا في كيفية انطباع الآخرين عن شخصيتك.

 

في بداية مسيرتهن المهنية، يمكن أن تواجه النساء تحديات مثل الارتباك والتوتر خلال المقابلات الشخصية للحصول على وظيفة جديدة أو حتى في التعامل مع زملاء العمل الجدد. إليك بعض النصائح للتغلب على هذه الصعوبات:

1. اعطي ظهرك للمقعد: استخدمي هذا الوضع للشعور بالاستقرار والراحة أثناء الجلوس.
2. حاولي لمس حافة المقعد بظهر الركبة: هذا يمكن أن يساعد في تحسين توازنك ويخفف من التوتر.
3. الجلوس على طرف المقعد: قد يوفر هذا الوضع إحساسًا بالحرية والانفتاح.
4. الإمساك بذراعي المقعد والانسحاب بهدوء إلى الخلف: هذا يعزز الثقة ويخفف من الضغط.
5. عدم الترهل وإسناد الظهر على مسند المقعد: حافظي على وضع مستقيم للظهر للمساهمة في إظهار الثقة.
6. إذا كنتِ قصيرة القامة، لا تتجاوزي منتصف المقعد: هذا يساعد في الحفاظ على توازنك وراحة قدميك على الأرض.

تلك الحركات يمكن أن تسهم في تعزيز انطباعك الإيجابي والتحكم في التوتر خلال المواقف المهنية.

 

 

في مجال العمل، يعتبر استخدام التليفون أمرًا أساسيًا، سواء كان ذلك للتفاعل مع العملاء أو للتواصل مع المدير أو الأشخاص خارج الشركة. هناك آداب مهمة يجب مراعاتها أثناء استخدام التليفون لضمان احترام الآخرين. تشمل هذه الآداب:

 

1. رد بكلمة محترمة: تجنب الرد بكلمات غير لائقة، واستخدم تحية محترمة مثل "السلام عليكم" أو "ألو".
2. وضوح النطق: تحلى بوضوح في نطقك، حيث أن التليفون يجعل صوتك مسطحًا، لذا يجب التحدث بوضوح وحيوية.
3. احترام الجو المحيط: لا ترفع صوتك أثناء المكالمة، وتجنب الحديث بصوت عالٍ في الأماكن العامة.
4. تفادي المعوقات: حاول التحدث دون أي تشتت أو تشويش، ولا تقم بالتحدث مع شخص آخر أو الرد على مكالمة أثناء المحادثة.
5. تجنب التكليف: لا تطلب من الزملاء في العمل أن يجيبوا عن هاتفك ما لم تكن في وضع إداري متقدم.
6. استخدام هاتف العمل بحذر: قم باستخدام هاتف العمل فقط في حالات الضرورة القصوى.
7. الانتباه للحركات: كن حذرًا لحركاتك أثناء المكالمة، حيث يمكن أن تظهر بعض التصرفات بشكل غريب عبر التليفون.
8. استخدام الهاتف المحمول بحذر: في حال استخدام الهاتف المحمول، حاول التحدث بصوت منخفض لتجنب إزعاج الآخرين.
9. اغلق الهاتف في الاجتماعات: احرص على إيقاف تشغيل هاتفك أثناء الاجتماعات لتجنب الانحراف والانشغال بالهاتف.

لتعزيز وتطوير مهاراتك في التفاعل مع المديرين في بيئة العمل، يُفضل قراءة المزيد من المعلومات والإرشادات. تفضل بزيارة هذا الرابط لاطلاعك على المزيد من النصائح والاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك في تحسين تفاعلاتك مع المديرين وتطوير مهاراتك الاحترافية.